Unele dintre cele mai importante abilitati care asigura eficienta sunt cele legate de gestionarea timpului. Exista multa unelte si chiar trucuri pentru a gestiona eficient timpul. O parte din ele sunt prezentate in acest articol.

Modul de gandire pe care trebuie sa-l avem pentru a fi pregatiti sa gestionam eficient timpul este sa fim orientati pe rezultate si nu pe a ne tine ocupati cu tot dinadinsul. Regula lui Paretto sau regula 80:20, vine sa sustina acest lucru. Ea spune ca, de obicei, 80% din efort genereaza numai 20% din rezultate. Restul de 80% din rezultate se obtin cu numai 20% din efort. Secretul este sa reusim sa identificam acele activitati care aduc cel mai mare aport la indeplinirea obiectivelor.

O serie de unelte sau masuri recomandate a fi aplicate pentru o buna gestionare a timpului si pentru a ajunge la eficienta dorita sunt urmatoarele:

  • Intretinerea unei liste cu lucrurile de facut: „To-Do list”. Vi s-a intamplat vreodata sa traiti cu senzatia ca aveti ceva important de facut dar nu va mai amintiti ce anume? Daca da, atunci inseamna ca nu folositi o lista de activitati, sau nu o folositi corect. Acest instrument simplu va ajuta nu numai sa nu uitati ce aveti de facut ci si, poate si mai important, sa prioritizati intre activitati. Scrieti toate lucrurile de care trebuie sa va ocupati intr-o anumita zi si, apoi, dati un punctaj fiecareia in functie de prioritate. Astfel, veti reusi sa intelegeti ordinea in care activitatile trebuiesc abordate.
  • Prioritizarea activitatilor. Cea mai simpla unealta pentru prioritizarea activitatilor consta in gruparea lor in functie de importanta si urgenta. Activitatile importante sunt cele care au un rezultat ce contribuie la atingerea obiectivelor voastre. Cele urgente, in schimb, necesita actiune imediata, intrucat, amanarea lor are consecinte imediate.
  • Setarea unor obiective personale. Stiti unde vreti sa ajungeti in 6 luni? Dar in 6 ani? Daca nu, e timpul sa va stabiliti obiectivele personale. Acest lucru este esential intrucat va ofera o destinatie si viziunea necesara pentru atingerea ei. Obiectivele ajuta atat la prioritizare cat si la diferentierea lucrurilor care merita atentia vosatra de cele care sunt pura distragere.
  • Concentrarea atentiei. Cel mai eficient mod de a duce la bun sfarsit o activitate este concentrarea completa asupra ei. Trebuie sa identificati lucrurile care va distrag de la indeplinirea unei activitati si sa le gestionati astfel incat sa nu va impiedice sa va ocupati de ceea ce este mai important. Evitati sa lucrati la mai multe lucruri in paralel. Multitasking-ul duce, in cele din urma la ineficienta.
  • Evitarea amanarii unor activitati. Amanarea activitatilor este un lucru care trebuie evitat. Daca considerati ca, de regula, amanati, de exemplu, activitatile mai complexe, incercati sa le impartiti in activitati mai mici care pot fi tratate mai usor.
  • Delegarea activitatilor. Delegarea este un mijloc eficient de a obtine timp pentru voi. Ganditi-va la o activitate pe care o poate face, de pilda, unul dintre subordonatii vostri sau unul din membrii familiei si delegati-o. Acest lucru este eficient pentru voi dar si pentru cel caruia i-o delegati, intrucat il expune unor situatii care ii vor imbogati experienta.
  • Evitarea epuizarii. Orice ar fi, evitati supra-solicitarea. Aceasta genereaza stres, ineficienta si, in cele din urma, clacarea.
  • Luati pauze si recompensati reusitele. Incercati sa alternati perioadele de munca intensa cu pauze. Creierul are nevoie de momente de relaxare pentru a putea sa lucreze eficient. Recompensati-va atunci cand ati indeplinit o sarcina la timp!
Unul dintre cele mai importante lucruri de urmat pentru o gestionare eficienta a timpului este, in primul rand, sa petreceti putin timp pentru a identifica si recunoaste greselile pe care le faceti. De aici, puteti sa aplicati masurile prezentate in acest articol si, odata ce le-ati implementat, veti observa o imbunatatire a productivitatii, veti avea o viata mai fericita si eliberata de stres.